Política de Privacidade — Sistema Pet Optimizer (uso por clínicas)

1. Quem somos

Esta Política de Privacidade se aplica ao sistema web Pet Optimizer utilizado por clínicas veterinárias, hospitais veterinários, pet shops, profissionais e equipes cadastradas ("Cliente" ou "Clínica"). A Pet Optimizer Tecnologia LTDA ("Pet Optimizer", "nós" ou "plataforma") fornece a solução em modelo de software como serviço (SaaS), com módulos de gestão clínica, operacional, financeira, atendimento, agenda, prontuário, estoque, vendas, documentos, comunicação, assinaturas e funcionalidades correlatas.

2. Papéis na LGPD: clínica, Pet Optimizer e titulares

Na maior parte das operações realizadas dentro do sistema pela clínica, a clínica atua como controladora dos dados pessoais, pois define quais dados coleta, registra, utiliza, corrige, compartilha ou elimina no contexto de sua atividade profissional. Nesses casos, a Pet Optimizer atua como operadora, tratando dados pessoais em nome da clínica e conforme as funcionalidades contratadas, configurações, instruções e limites técnicos da plataforma.

A Pet Optimizer também poderá atuar como controladora em relação a dados próprios necessários à operação do serviço, como dados de cadastro da conta, faturamento, cobrança, suporte, segurança, prevenção a fraudes, logs técnicos, auditoria, comunicações administrativas, gestão contratual, marketing institucional permitido, operação de contas globais e cumprimento de obrigações legais próprias.

3. Escopo desta política

Esta política cobre o tratamento de dados pessoais realizado no sistema web usado por clínicas e suas equipes. Ela deve ser lida em conjunto com os Termos de Uso do Sistema, a Política de Privacidade do Aplicativo para Tutores, os Termos de Uso do Aplicativo para Tutores e eventuais contratos, propostas comerciais, aditivos de tratamento de dados ou políticas específicas aplicáveis a módulos adicionais.

4. Ecossistema integrado: clínica, tutor, cliente global e animal global

O Pet Optimizer é um ecossistema que pode conectar clínicas, profissionais, tutores/responsáveis, animais, contas globais, carteirinha digital, aplicativo do tutor, notificações, documentos e integrações autorizadas. A existência de uma conta global de tutor ou de um perfil global do animal não torna automaticamente públicos ou compartilhados todos os dados registrados por uma clínica.

Cada clínica continua responsável pelos dados que coleta, registra e decide disponibilizar. Dados clínicos, prontuários, documentos, exames, prescrições, registros financeiros, atendimentos e anexos permanecem vinculados à clínica que os registrou, sendo compartilhados apenas conforme permissões do sistema, configurações da clínica, solicitação do tutor, base legal aplicável, contrato ou obrigação legal.

5. Integração com o aplicativo do tutor

Quando a clínica habilitar funcionalidades que permitem ao tutor visualizar informações por meio do aplicativo Pet Optimizer para clientes/tutores, determinados dados poderão ser disponibilizados ao tutor. Esse compartilhamento não é automático para todos os registros do sistema e dependerá de vínculo válido entre tutor, animal e clínica, permissões, configuração da clínica, regras da plataforma, eventual autorização necessária e legislação aplicável.

A ausência de determinado dado no aplicativo do tutor não significa inexistência de atendimento, prontuário, prescrição, exame, dívida, documento, obrigação ou informação mantida pela clínica.

6. Dados que podem ser tratados

Dependendo dos módulos contratados e da forma de uso pela clínica, poderemos tratar: dados de identificação e contato de tutores, responsáveis, usuários, funcionários, profissionais, fornecedores e representantes; dados cadastrais e profissionais, como nome, e-mail, telefone, endereço, CPF/CNPJ, documentos informados, CRMV quando aplicável, cargo, permissões e vínculo com clínica; dados de animais, como nome, espécie, raça, sexo, idade, peso, histórico, vacinas, exames, atendimentos, documentos, imagens, prescrições, internações, procedimentos e informações associadas ao tutor; dados operacionais, como agenda, atendimentos, retornos, formulários, protocolos, tarefas, mensagens, notificações, estoque, produtos, serviços, vendas, orçamentos, caixa, contas a pagar e receber, comissões, relatórios e indicadores; dados financeiros e contratuais, como planos, assinaturas, cobrança, pagamentos, status, notas, recibos, inadimplência e histórico de transações; dados técnicos, como endereço IP, identificadores de sessão, logs de acesso, data e hora, navegador, dispositivo, origem da requisição, eventos de segurança, tokens de autenticação, cookies, registros de erro e métricas agregadas.

7. Dados clínicos veterinários e proteção reforçada

Dados clínicos de animais, por si só, não se referem a uma pessoa natural como titular direto. Contudo, quando associados ao tutor/responsável, à clínica, a documentos, pagamentos, localização, histórico de atendimentos ou vínculos familiares, podem revelar informações pessoais ou contextuais sobre pessoas naturais. Por isso, a Pet Optimizer aplica controles de acesso, autenticação, segregação por clínica e medidas de segurança compatíveis com a sensibilidade operacional desses registros.

8. Finalidades do tratamento

Os dados podem ser tratados para prestar e manter o sistema contratado; permitir cadastro e gestão de clínicas, usuários, tutores e animais; viabilizar prontuários, agenda, vacinas, documentos, financeiro, vendas, estoque e demais módulos; habilitar vínculos entre clínica, tutor e animal; permitir visualização autorizada no aplicativo do tutor; processar assinaturas, pagamentos, cobrança, suporte e comunicações administrativas; cumprir obrigações legais, regulatórias, fiscais e contratuais; prevenir fraudes, abuso, acessos indevidos e incidentes de segurança; manter logs, auditoria, backups e integridade da plataforma; melhorar desempenho, usabilidade, estabilidade e segurança; habilitar integrações autorizadas com provedores de infraestrutura, pagamento, comunicação, armazenamento, assinatura digital, laboratório, emissão fiscal ou outros serviços contratados.

9. Bases legais

O tratamento observará as bases legais aplicáveis à LGPD, conforme o caso, incluindo execução de contrato ou procedimentos preliminares, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, proteção da vida ou da incolumidade física, tutela da saúde quando aplicável ao contexto profissional, legítimo interesse, proteção de crédito e consentimento quando necessário.

Quando a Pet Optimizer atuar como operadora, a definição da base legal principal relacionada aos dados inseridos pela clínica caberá à clínica controladora. Quando a Pet Optimizer atuar como controladora, adotará a base legal adequada à finalidade específica.

10. Compartilhamento de dados

Os dados poderão ser compartilhados com a própria clínica controladora e seus usuários autorizados; tutores vinculados, quando a clínica habilitar fluxos de visualização no aplicativo ou quando houver funcionalidade aplicável; prestadores essenciais à operação, como infraestrutura em nuvem, banco de dados, armazenamento, envio de e-mails, notificações push, processamento de pagamentos, suporte, monitoramento, logs, analytics, comunicação, emissão fiscal e segurança; parceiros de integração contratados ou autorizados pela clínica; autoridades públicas, órgãos reguladores, Poder Judiciário ou terceiros quando exigido por lei, ordem judicial, exercício regular de direitos ou prevenção de fraude.

Não vendemos dados pessoais. O compartilhamento será limitado ao necessário para as finalidades descritas, observadas medidas contratuais e técnicas razoáveis de segurança e confidencialidade.

11. Suboperadores e fornecedores

A Pet Optimizer poderá utilizar suboperadores e fornecedores para hospedar, armazenar, processar, proteger, transmitir, analisar ou apoiar a operação da plataforma. Esses fornecedores poderão incluir provedores de nuvem, banco de dados, armazenamento de arquivos, autenticação, pagamentos, e-mail, mensagens, notificações, suporte, logs, monitoramento, analytics, antifraude e integrações técnicas. Sempre que aplicável, tais fornecedores deverão tratar dados conforme instruções, contratos, obrigações de confidencialidade e medidas de segurança compatíveis com a natureza do serviço.

12. Retenção, exclusão e backups

Os dados serão mantidos pelo tempo necessário para cumprir as finalidades desta política, o contrato com a clínica, obrigações legais, regulatórias, fiscais, contábeis, profissionais, contratuais, auditoria, segurança, prevenção a fraudes e exercício regular de direitos.

Após encerramento da conta da clínica, os dados poderão permanecer armazenados por prazo necessário ao cumprimento de obrigações legais, resolução de disputas, suporte, cobrança, auditoria, prevenção a fraudes, restauração técnica e backup. Após esse prazo, poderão ser excluídos, anonimizados ou mantidos em backup até o ciclo técnico de eliminação.

A exclusão de uma conta de tutor no aplicativo não implica automaticamente a exclusão de prontuários, documentos, atendimentos, registros financeiros, fiscais ou dados mantidos pela clínica, quando a clínica tiver obrigação legal, regulatória, contratual ou base legítima para retenção.

13. Direitos dos titulares

Nos termos da LGPD, titulares podem solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamento, informação sobre consentimento, revogação de consentimento, oposição ao tratamento e revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

Pedidos relacionados a dados tratados em nome da clínica deverão, em regra, ser direcionados à própria clínica controladora. A Pet Optimizer poderá auxiliar tecnicamente, encaminhar a solicitação à clínica responsável ou orientar o titular sobre o canal adequado. Para proteger a privacidade, solicitações poderão exigir validação de identidade.

14. Segurança da informação

Adotamos medidas técnicas e organizacionais razoáveis para proteger dados contra acessos não autorizados, destruição, perda, alteração, comunicação ou tratamento inadequado. Essas medidas podem incluir autenticação, controle de acesso, segregação por clínica, logs, criptografia em trânsito, proteção de infraestrutura, rate limiting, monitoramento, backups, políticas internas e revisão de permissões.

Nenhum sistema é completamente invulnerável. A clínica deve manter senhas fortes, revisar permissões, remover usuários desligados, proteger dispositivos, treinar sua equipe e evitar compartilhamento de credenciais.

15. Incidentes de segurança

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a Pet Optimizer avaliará o evento, adotará medidas de contenção e comunicará os controladores afetados e/ou titulares quando aplicável, conforme a LGPD e orientações da autoridade competente. Quando a Pet Optimizer atuar como operadora, a clínica controladora será comunicada para que adote as providências cabíveis perante titulares e autoridades, quando necessário.

16. Cookies e tecnologias similares

Podemos utilizar cookies e tecnologias similares para autenticação, manutenção de sessão, segurança, preferências, funcionamento da plataforma, métricas agregadas, prevenção a fraudes, suporte e melhoria do serviço. Cookies estritamente necessários podem ser indispensáveis ao funcionamento do sistema. Cookies analíticos, de desempenho ou marketing, quando utilizados, poderão depender de consentimento ou preferências do usuário, conforme a legislação aplicável.

17. Integrações e módulos adicionais

Funcionalidades adicionais, como WhatsApp, notificações, assinatura digital, emissão fiscal, integrações laboratoriais, inteligência artificial, importação/exportação de dados, pagamentos, relatórios avançados e serviços de terceiros, poderão possuir termos, políticas, permissões, bases legais, custos, limitações e configurações próprias.

18. Alterações desta política

Esta política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, técnicas, operacionais ou comerciais. A data indicada no topo identifica a última revisão relevante. Alterações materiais poderão ser comunicadas por meios razoáveis, como aviso no sistema, e-mail ou publicação no site.

19. Contato

Para assuntos de privacidade e proteção de dados: privacidade@petoptimizer.com.br. Para suporte geral e assuntos comerciais: contato@petoptimizer.com.br.

20. Aviso

Este documento é informativo e não substitui assessoria jurídica individual. A clínica deve manter seus próprios avisos, termos, consentimentos, contratos, políticas internas e procedimentos de privacidade compatíveis com sua realidade, suas obrigações profissionais e a LGPD.